1. Ruang Lingkup

Pelayanan penerimaan hingga penyerahan Laporan Hasil Uji (LHU) untuk pengujian Laboratorium Kesehatan Hewan ( KESWAN ) dan Laboratorium Kesehatan Masyarakat Veteriner ( KESMAVET ) , dan layanan penunjang terkait.

2. Istilah dan Definisi

  • Pemohon: individu/instansi pengirim sampel.

  • Sampel layak: memenuhi persyaratan jenis, volume, kemasan, suhu, dan kelengkapan dokumen.

  • SLA: waktu penyelesaian standar per jenis uji sebagaimana pada katalog uji.

3. Referensi

  • Katalog uji & tarif yang berlaku.

  • SOP teknis/metode uji per bidang laboratorium.

  • Kebijakan mutu internal & ketentuan retribusi daerah.

4. Persyaratan Masuk

  • Formulir permohonan uji terisi lengkap.

  • Identitas pemohon/surat pengantar instansi.

  • Label sampel lengkap (kode, jenis, tanggal/waktu ambil).

  • Kondisi pengemasan & suhu sesuai (refrigerasi 2–8°C / beku ≤−20°C sesuai jenis).

  • Jumlah/volume memadai.

  • Bukti pembayaran/nota tagihan (bila instansi).

.

5. Tanggung Jawab Utama (RACI singkat)

  • Front Office (FO)/Admin — penerimaan, registrasi, penagihan, serah-terima hasil.

  • Analis/Teknisi Lab — persiapan, pelaksanaan uji, pencatatan, K3.

  • Penanggung Jawab (PJ) Lab/PJ Mutu — verifikasi hasil, validasi, pengendalian mutu.

  • Kepala UPT — pengesahan kebijakan & eskalasi keluhan.

6. Alur Prosedur (End-to-End)

A. Penerimaan & Registrasi

  1. FO memeriksa kelengkapan dokumen & kondisi sampel.

  2. Jika tidak layak → jelaskan alasan; opsi penolakan/perbaikan tertulis.

  3. Jika layak → buat Nomor Registrasi & Tanda Terima; input ke buku kerja/LIMS.

B. Penetapan Uji & Biaya

  1. PJ/Analis menentukan bidang & metode uji yang relevan (serologi/bakteriologi/dll.).
  2. FO menyampaikan estimasi SLA dan biaya retribusi ke pemohon untuk konfirmasi.

C. Pembayaran

  1. Pemohon melakukan pembayaran sesuai ketentuan.
  2. FO verifikasi bukti bayar dan mengaktifkan pesanan uji.

D. Pelaksanaan Pengujian

  1. Analis menerima sampel terlabel; lakukan pre-analitik (penyiapan, homogenisasi, dll.).
  2. Laksanakan uji sesuai SOP metode; catat lot reagen, alat, kondisi, kontrol.
  3. Terapkan QC internal (kontrol positif/negatif, blank, duplikat bila perlu).

E. Validasi & Pelaporan

  1. Analis menyusun hasil & perhitungan; ajukan review teknis ke PJ.
  2. PJ memverifikasi data, menilai kelayakan; bila perlu uji konfirmasi/ulang.
  3. FO menyiapkan LHU/sertifikat (digital/cetak) memuat identitas sampel, metode, hasil, interpretasi, dan batasan.
  4. Kepala UPT/Pejabat berwenang mengesahkan bila dipersyaratkan.

F. Serah Terima & Arsip

  1. FO menyerahkan LHU ke pemohon via email/WA/loket; minta tanda terima.
  2. Arsipkan berkas & data sesuai kebijakan retensi; tangani sisa sampel (kembali/disposal).
7. Kriteria Penolakan/Perbaikan Sampel

  • Formulir tidak lengkap/tidak sesuai permintaan uji.

  • Volume tidak cukup, wadah bocor/terkontaminasi, hemolisis berat.

  • Label tidak jelas/tidak cocok dengan formulir.

  • Suhu transport tidak sesuai (melting/overheat).

  • Melebihi waktu maksimum simpan/transport untuk jenis sampel terkait.

8. Waktu Layanan (SLA)

  • Mengikuti katalog uji; variasi menurut metode & antrean.

  • FO menyampaikan target tanggal selesai saat konfirmasi uji.

9. Biaya

  • Sesuai daftar retribusi yang berlaku; tersedia pemesanan/penagihan untuk instansi.

10. Penanganan Keluhan & Keberatan Hasil

  1. Pemohon menyampaikan keluhan/keberatan secara tertulis/kanal resmi.

  2. FO mendaftarkan tiket keluhan; PJ menelaah sebab & bukti pendukung.

  3. Tindak lanjut: klarifikasi, uji ulang (jika beralasan), atau rujukan.

  4. Dokumentasi penyelesaian & umpan balik ke pemohon.

11. Keselamatan & Keamanan (K3 & Biosafety)

  • Gunakan APD sesuai risiko; penanganan tumpahan/insiden sesuai panduan.

  • Limbah biologis/kimia ditangani oleh petugas terlatih; catatan manifest limbah.

  • Pembatasan akses area laboratorium & pelatihan personel berkala.

12. Rekaman/Forms Terkait

  • Formulir permohonan uji, daftar isi sampel, tanda terima, log penerimaan, buku kerja/LEM, log QC, berita acara serah terima, form keluhan.

13. Revisi & Pengendalian Dokumen

  • Nomori versi & tanggal berlaku; simpan riwayat perubahan; komunikasikan perubahan kepada petugas & pemohon (bila berdampak pada layanan).

Scroll to Top